Las pymes necesitan profesionalizar su gestión, para ello en Elefantes Solidarios ofrecemos los consejos de nuestros Profesionales Seniors. En este artículo contamos con la colaboración de José Felix Fernández Moreno.

Gestión Profesional de Pymes con la Implantación de Software de Gestión

Un software de gestión es un sistema informático compuesto por varias herramientas que de forma individual se utilizan para realizar tareas administrativas y que en conjunto simplifica los procesos y gestiones operativas de las empresas.

El mejor software de gestión es aquel que integra a la perfección las diferentes actividades de la empresa y permite la gestión diaria y continuada de los procesos que se realizan en las diferentes organizaciones empresariales, permitiendo consultas, modificaciones, fusiones, borrado, etc a través de diferentes dispositivos: móviles, Tablet, ordenadores, etc.

Hay muchas versiones disponibles, tantas como sectores de actividad profesional. Lo realmente interesante es en muchos casos que estos programas pueden adaptarse a diferentes tipos de negocio o empresas, son los llamados ERP (Enterprise, Resource, Planning). Se dice que un ERP es un sistema de gestión integral porque es una herramienta que integra todas las áreas de la organización en una sola interfaz.

Clasificación:

SOFTWARE A MEDIDA. Supone crear un software desde cero para una empresa en particular. Tiene un coste mas elevado y requiere una meditada decisión de que empresa elegir para que lo desarrolle, ya que es necesaria una perfecta comunicación entre desarrollador y usuario a la hora de hacer actualizaciones, modificaciones, etc.

SOFTWARE PREDEFINIDO. Es bastante mas barato, pero requiere una adaptación de la empresa usuaria a las características poco flexibles del software.

SOFTWARE EN LA NUBE. Tiene la ventaja de poder utilizarse desde cualquier lugar con conexión a internet y compartir los posibles gastos de mantenimiento con otras empresas usuarias.

SOFTWARE EN LOCAL. Se instalan en la intranet de la empresa para que pueda ser utilizado por uno o varios equipos de la empresa.

Aspectos a analizar antes de implantar un Software de Gestión

Si te has planteado todas estas dudas, tienes que saber que uno de los impactos más importante que puede tener la implantación de un ERP es, sin duda, la gestión del cambio. Todos los empleados de los departamentos afectados deben estar al tanto, especialmente los mandos y los usuarios clave.

  • Grado de implicación del personal clave de la empresa.
  • Rentabilidad de implantación.
  • Elegir de forma adecuada el software e implantarlo con éxito.
  • Asignación de recursos necesarios.
  • Asumir los cambios que se van a producir en tareas y responsabilidades.
  • Acertar en la selección del proveedor (importante tener buena comunicación).
  • Que sea un software intuitivo.
  • Adaptado a la legislación vigente.

Pasos para implantar un Software de Gestión

  1. Planificación. Una vez que se ha seleccionado la herramienta a implantar y el proveedor que va a realizar la implantación, debes tener clara la planificación de los tiempos de implantación.
  2. Consultaría y análisis. realizar un análisis de las funcionalidades que necesita tu empresa y que por lo tanto deberán ser implantadas.
  3. Configuración y parametrización.  Se realiza la instalación del hardware y software en base al Diseño de la solución creado en la fase anterior.
  4. Migración de datos. La calidad de los datos a migrar y las distintas codificaciones del sistema anterior exigen un esfuerzo para poder identificar correctamente el origen de cada dato, depurarlos e insertarlos en la nueva base de datos.
  5. Formación. Todo el personal que vaya a hacer uso de la herramienta de gestión debe recibir una formación.
  6. Arranque. Estamos ya en la etapa final, cuando el personal ya puede hacer un uso completo de la herramienta, apoyado siempre por el equipo de implantación del proveedor.
  7. Seguimiento. Siempre hay posibilidad de mejorar, por lo que se debe evaluar continuamente posibles adecuaciones del sistema.

Al final del proceso de implantación es habitual contratar un servicio de mantenimiento.

Si necesitas asesoramiento sobre este tema te puedes poner en contacto con José Felix Fernández Moreno